اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها مهارتی حیاتی است که می‌تواند به افراد کمک کند تا به اهداف خود دست یابند و زمان خود را به طور مؤثر مدیریت کنند. چه دانشجو باشید، چه یک کارمند، یک مدیر و یا خانه دار، اولویت بندی اقداماتتان می‌تواند به شما کمک کند که از زمان خود بهترین استفاده را ببرید و میزان استرستان را کاهش دهید.
اولین قدم در اولویت‌بندی کارها و فعالیت‌های خود این است که فهرستی از تمام کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید. این فهرست می‌تواند شامل هر چیزی از کارهای خانه گرفته تا کارهای مربوط به شغل شما یا اهداف شخصی باشد. هنگامی که یک لیست جامع دارید، می‌توانید اولویت بندی آنها را بر اساس سطح اهمیت و فوریت آنها آغاز کنید. یکی از راه‌های موثر برای اولویت‌بندی کارها استفاده از سیستمی به نام ماتریس آیزنهاور است. این سیستم شامل تقسیم وظایف به چهار دسته بر اساس سطح اهمیت و فوریت آنها است. دسته بندی ها به شرح زیر است:
این‌ها وظایفی هستند که باید فورا انجام شوند و برای موفقیت شما حیاتی هستند. به عنوان مثال یک فعالیت مهم و فوری می‌تواند شامل انجام یک پروژه در محل کار برای یک سررسید زمانی مشخص یا تکمیل تکالیف مدرسه باشد که قرار است تا روز بعد تحویل دهید.
این‌ها وظایفی هستند که برای موفقیت کلی شما مهم هستند اما نیازی به انجام فوری ندارند. به عنوان مثال می‌توان به ورزش منظم یا برقراری ارتباط با همکاران در حوزه کاری اشاره کرد.
این فعالیت‌ها نیاز به توجه فوری دارند اما برای موفقیت شما حیاتی نیستند. به عنوان مثال می‌توان به پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی غیر فوری یا شرکت در جلسه‌ای اشاره کرد که شاید بتوان برای آن مجددا برنامه‌ریزی کرد.
کارهایی هستند که نه فوری هستند و نه مهم و می‌توان آنها را به تعویق انداخت یا به دیگران محول کرد. به عنوان مثال می‌توان به بررسی رسانه‌های اجتماعی یا تماشای تلویزیون اشاره کرد.
هنگامی که وظایف خود را با استفاده از ماتریس آیزنهاور دسته بندی کردید، می‌توانید به ترتیب اولویت کار بر روی آنها را شروع کنید. با کارهایی که فوری و مهم هستند شروع کنید، سپس به سراغ کارهایی بروید که مهم هستند اما فوری نیستند. با تمرکز بر روی حیاتی‌ترین وظایف، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که حتی در صورت وقوع رویدادهای غیرمنتظره، به سمت اهداف خود پیشرفت می‌کنید.
مرحله سوم برای اولویت‌بندی وظایف، تقسیم آنها به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت تر است. اینکار به کاهش بیش از حد فشار کمک می‌کند و رسیدگی به پروژه‌های بزرگتر را آسان‌تر می‌سازد. به عنوان مثال، اگر باید یک گزارش کار تهیه کنید، می‌توانید آن را به تحقیق در مورد موضوع، طرح ایده‌های خود و نوشتن اولین پیش‌نویس تقسیم کنید.
پس از در نظر گرفتن مراحل بالا در جهت اولویت‌بندی اقدامات و فعالیت‌های خود، موارد زیر را نیز برای انجام بهتر این موضوع در نظر بگیرید تا بتوانید به شکلی کاراتر برنامه‌ریزی خود را به انجام رسانید.
یکی از روش‌هایی که مدیران پروژه‌ها برای اولویت‌بندی اقدامات در یک پروژه در مقیاس بزرگ استفاده می‌کنند، نگاه کردن به هر کار به عنوان یک مثلث متساوی الاضلاع است. طرف هر اولویت را می‌توان با هزینه آن (منابع مورد نیاز برای تکمیل آن)، محدوده (میزان بزرگ بودن کار) و زمان (مدت زمانی که تکمیل آن طول می‌کشد) اندازه‌گیری کرد. شما می‌توانید از این مثلث برای تصمیم‌گیری در جهت انجام فعالیت‌های روزمره خود نیز استفاده کنید.
اما وقتی همه چیز مهم به نظر می‌رسد چگونه کار را اولویت‌بندی کنیم؟ ممکن است بتوانید ضلع خاصی از مثلث را تغییر دهید، شاید هزینه‌های لازم برای اتمام اقداماتتان را کاهش دهید، یا شاید بتوانید زمان مورد نیاز و محدوده را دستکاری کنید. اگر یک دامنه را نتوانیم تغییر دهیم، شاید آن بعد اولویت اصلی را داشته باشد و تغییرات را بتوانیم در دامنه و ضلع دیگری اعمال کنیم.
به کارهای مهم خود نگاهی بیندازید و مشخص کنید چه چیزی برای شما دارای بالاترین میزان ارزش و اهمیت است. شما باید دقیقاً تشخیص دهید که کدام نوع از وظایف حیاتی هستند و نسبت به سایرین اولویت دارند. با تعیین این مورد، شما به دور از هرگونه سردرگمی و کاملا شفاف، منطبق با میزان پیشتکار، زمان و هزینه‌ای که می‌خواهید صرف کنید فعالیت‌های خود را به نوبت به انجام می‌رسانید.
اگر اهدافی دارید که به نظر می‌رسد در اولویت قرار دارند، در رابطه با میزان زمان مصرفی برای انجام آن و همچنین مقدار تلاش و هزینه‌ای که باید صرف آن شود، فکر کنید. برخی کارشناسان برنامه‌ریزی بر شروع فعالیت‌هایی که نیاز به تلاش و زمان کمتری دارند، تاکید می‌کنند که با انجام آنها احساس انگیزش و بهره‌وری نیز در ما افزایش می‌یابد و می‌توانیم با روحیه و رغبت بالاتری به سراغ کارهای دیگر خود برویم، اما برخی تاکید می‌کنند که ابتدا بهتر است اولویت به کارهای سنگین‌تر که نیازمند صرف پشتکار و تلاش بیشتری هستند، اختصاص داده شود. تصمیم با خود شماست، هر انتخابی که سبب بهتر طی شدن روند انجام کارهایتان و رسیدن به اهدافتان می‌‌شود، همان بهترین است.
بدانید که اولویت‌های شما تغییر می‌کنند و اغلب زمانی که انتظارش را ندارید، ممکن است اتفاقاتی برایتان رقم بخورد، پس خود را برای چیزهای غیرمنتظره آماده کنید. همه ما می‌خواهیم که بر کارهایی که متعهد به انجام آنها هستیم، متمرکز بمانیم. در این خصوص بهتر است که سعی کنیم سایر شرایطی که ممکن است در هر لحظه پیش آید را پیش‌بینی کنیم تا بهتر بتوانیم برای آنچه که پیش رو داریم، آماده شویم.
واقع بین باشید. احتمالاً نمی‌توانید به همهی کارها در لیست خود رسیدگی کنید. بعد از اینکه وظایف خود را اولویت بندی کردید و به برآوردهای خود نگاه کردید، کارهای باقی مانده را از لیست خود حذف کنید و روی اولویت‌هایی تمرکز کنید که می‌دانید قطعا باید تا زمان مشخصی آنها را به انجام برسانید. در حالی که فهرست برنامه‌ریزی خود را سبک می‌کنید، روی موارد اصلی تمرکز کنید که همین مسئله احساس موفقیت در آن روز را برای شما به ارمغان می‌آورد.
وقتی همه چیز در لیست کارهای شما، شماره یک به نظر می‌رسد، ممکن است انجامشان طاقت فرسا باشد. اما به یاد داشته باشید، همه چیز در لیست کارهایتان، در اولویت نیست. به همین دلیل مهم است که بدانید چگونه اولویت‌های خود را شناسایی کنید و بین اولویت‌های بحرانی و کم اهمیت، تفاوت قائل شوید. مهم است که هنگام اولویت‌بندی وظایف، انعطاف‌پذیر و سازگار باشید. ممکن است اتفاقات غیرمنتظره ای رخ دهد که شما را ملزم به تنظیم اولویت‌ها یا تغییر برنامه‌های خود کند. با منعطف ماندن و داشتن ذهنی باز، می‌توانید با شرایط در حال تغییر سازگار شوید و به پیشرفت در جهت اهداف خود ادامه دهید.
